Pentingnya Struktur Organisasi dalam Mendorong Kinerja Organisasi

Pendahuluan

Kapasitas untuk mengatur dan menyusun organisasi dengan baik telah menjadi hal yang sangat penting bagi keberhasilan dalam lingkungan perusahaan yang dinamis saat ini. Efisiensi operasional, prosedur pengambilan keputusan, dan kinerja entitas secara keseluruhan pada akhirnya dibentuk oleh hubungan, alur kerja, dan hierarki yang ditentukan oleh struktur organisasinya. Akibatnya, para ahli, profesional, dan pemimpin telah memberikan penekanan yang besar pada penciptaan dan pelaksanaan struktur organisasi yang sesuai. kejelasan, tanggung jawab, dan kerja sama tim di antara para karyawan dapat dipromosikan melalui struktur organisasi yang efisien melalui saluran komunikasi dan proses pengambilan keputusan.

Pengaturan formal peran, tanggung jawab, dan jalur pelaporan organisasi pada dasarnya adalah apa yang digambarkan oleh struktur organisasi. Struktur ini menciptakan struktur untuk mengintegrasikan dan mengelola berbagai tugas, peran, dan aset untuk memenuhi tujuan perusahaan. Struktur organisasi yang efisien mendorong tanggung jawab, transparansi, dan kerja sama tim di antara para pekerja dengan mendefinisikan dengan jelas tingkat otoritas, saluran komunikasi, dan prosedur pengambilan keputusan.

Tetapi sistem organisasi jauh lebih rumit daripada sekadar pembagian departemen dan bagan hierarki. Banyak elemen internal dan eksternal yang harus diperhitungkan dengan baik saat merancang dan mengimplementasikan struktur ini. Ukuran, strategi, teknologi, dan budaya organisasi adalah contoh elemen internal yang dapat memberikan dampak besar dalam memilih struktur yang tepat. Perusahaan internasional yang besar, misalnya, mungkin membutuhkan struktur organisasi yang lebih rumit dan tersebar dengan divisi geografis, sedangkan perusahaan rintisan kecil mungkin akan lebih baik dengan struktur organisasi yang lincah dan datar yang mendorong kemampuan beradaptasi dan kreativitas.

Struktur organisasi juga sangat dipengaruhi oleh variabel eksternal seperti dinamika persaingan, lanskap industri, dan lingkungan regulasi. Untuk menjaga kepatuhan dan manajemen risiko, bisnis di sektor yang sangat ter-regulasi seperti keuangan atau perawatan kesehatan mungkin memerlukan struktur organisasi yang lebih terstruktur dan hierarkis. Di sisi lain, organisasi di industri yang terus berubah, seperti media atau teknologi, dapat memperoleh keuntungan dari struktur organisasi yang lebih fleksibel yang memungkinkan mereka bereaksi dengan cepat terhadap pergeseran pasar dan teknologi yang mengganggu.

Selain itu, struktur organisasi mengacu pada lebih dari sekadar pengaturan resmi dan tertulis. Struktur informal memiliki dampak besar pada dinamika dan prosedur pengambilan keputusan perusahaan. Struktur ini secara alami berkembang dari interaksi sosial, jaringan pribadi, dan minat yang sama di antara para karyawan. Struktur tidak resmi ini dapat menjadi pusat penting untuk inovasi, pertukaran informasi, dan keterlibatan staf, meskipun terkadang bertentangan dengan atau merusak sistem konvensional.

Menemukan rasio yang ideal antara struktur resmi dan informal adalah bagian yang menantang namun penting dalam merancang sebuah organisasi. Para pemimpin yang cakap perlu mengidentifikasi dan memanfaatkan kemampuan kedua kerangka kerja tersebut, mengkoordinasikannya dengan cara yang merangsang kerja sama, mendorong sinergi, dan pada akhirnya mendorong kemenangan perusahaan.

Penting juga untuk memahami bahwa struktur organisasi adalah sistem dinamis yang harus berubah dan beradaptasi dengan situasi baru. Struktur organisasi perlu ditinjau dan diselaraskan kembali untuk memfasilitasi transisi yang sukses ketika mereka melakukan ekspansi, merger, atau mengubah strategi mereka. Jika hal ini tidak dilakukan, maka akan terjadi inefisiensi, gangguan komunikasi, dan ketidaksesuaian antara realitas operasional bisnis dengan tujuannya.

Kita akan membahas lebih dalam tentang seluk-beluk struktur organisasi pada bagian selanjutnya, dengan melihat berbagai kerangka kerja teoretis, prinsip-prinsip desain, dan aplikasi di dunia nyata. Dalam lingkungan bisnis yang terus berkembang, perusahaan dapat meningkatkan operasi mereka, merangsang inovasi, dan menghasilkan keunggulan kompetitif yang tahan lama dengan memahami interaksi yang kompleks antara manusia, teknologi, strategi, dan struktur.

Pembahasan

Faktor-faktor yang Berhubungan dengan Struktur Organisasi: 

A. Struktur dan Strategi Organisasi

Hierarki komando dan saluran komunikasi antara manajer dan subunit akan ditentukan oleh strategi. Sejalan dengan itu, strategi akan berdampak pada proses perencanaan dan pengambilan keputusan serta aliran informasi.

Sebuah organisasi yang berfokus pada satu jenis produk tidak akan memiliki struktur organisasi yang sama dengan organisasi yang menggunakan strategi diversifikasi produk.

B. Teknologi sebagai Penentu Struktur

Teknologi yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang atau menyediakan layanan akan berdampak pada struktur organisasi perusahaan tersebut.

Contohnya: Bisnis jasa yang terutama bergantung pada sumber daya manusia tidak akan memiliki struktur organisasi yang sama dengan perusahaan manufaktur yang menggunakan otomatisasi tingkat tinggi.

C. Lingkungan sebagai Penentu Struktur

Kemampuan struktur organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan eksternal, seperti peraturan pemerintah, tekanan persaingan, dan situasi ekonomi, akan dipengaruhi oleh faktor-faktor ini.

Contohnya: Dibandingkan dengan perusahaan di industri yang lebih stabil, perusahaan teknologi informasi akan memiliki struktur organisasi yang lebih mudah beradaptasi dan fleksibel.

D. Ukuran dan Struktur

Ukuran organisasi secara keseluruhan serta ukuran bagian-bagian komponennya akan mempengaruhi struktur. Organisasi yang lebih besar biasanya mengkhususkan diri dalam berbagai aktivitas yang lebih luas dan mengikuti protokol yang lebih ketat.

Contohnya: Dibandingkan dengan bisnis kecil atau start-up, perusahaan besar yang mempekerjakan ratusan orang akan memiliki struktur organisasi yang lebih rumit dan hierarkis.

Pendekatan terhadap Departementalisasi

A. Pendekatan Fungsional/Struktur Organisasi Fungsional

 

Struktur Organisasi Menurut metode ini, sub-divisi organisasi dipilih berdasarkan tugas-tugas tertentu yang harus diselesaikan, seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan sumber daya manusia.

Sebagai contoh, PT. XYZ memiliki divisi yang didedikasikan untuk sumber daya manusia, pemasaran, keuangan, dan produksi. 

B. Pendekatan Produk/ Struktur Organisasi Produk

Jenis produk yang dihasilkan bisnis menentukan divisi mana yang ada di dalam organisasi.

Sebagai contoh, PT. ABC dibagi menjadi empat kategori produk: mie instan, produk susu, pasta gigi, dan sabun.

C. Pendekatan Pelanggan

Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan karakteristik pelanggan yang menjadi sasaran dan organisasi. Atribut target konsumen organisasi digunakan untuk memilih divisi mana di dalam perusahaan yang akan dibuat.

Sebagai contoh, PT. ABC dibagi menjadi beberapa bagian untuk sabun bayi, sabun anak-anak, sabun remaja, dan sabun dewasa.

D. Pendekatan Geografis

Divisi organisasi ditentukan oleh wilayah geografis tempat korporasi menjalankan bisnis. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan wilayah geografis dimana organisasi beroperasi. Jika PT. ABC memiliki daerah penjualan di empat daerah, misalnya : Jakarta, Bandung, Makassar dan Medan.

E. Pendekatan Matriks

Strategi ini memadukan pendekatan fungsional dengan strategi tambahan, seperti strategi yang berpusat pada proyek atau barang tertentu. Para pekerja berkolaborasi dan bertanggung jawab kepada manajer proyek tempat mereka bekerja dan manajer fungsional, misalnya berdasarkan proyek tertentu, produk tertentu. Pada pendekatan ini tenaga kerja tidak saja bertanggung jawab dan berkoordinasi kepada atasan fungsionalnya saja, tetapi juga kepada pimpinan proyek dimana dia terlibat.

Contoh: Di bawah organisasi matriks PT. ABC, anggota staf bertanggung jawab kepada manajer proyek dan manajer fungsional, seperti manajer keuangan dan manajer proyek untuk pengembangan produk baru.

Struktur Organisasi Formal dan Informal

A. Struktur Organisasi Formal

Istilah "struktur organisasi formal" menggambarkan struktur organisasi yang telah dibuat secara formal. Contoh struktur ini termasuk struktur organisasi matriks, fungsional, produk, pelanggan, dan geografis.

Yang termasuk ke dalam Struktur organisasi formal  adalah struktur-struktur organisasi yang telah dibicarakan di atas,  antara lain : struktur organisasi fungsional, struktur organisasi produk/pasar, struktur organisasi pelanggan, geografis, matriks.

B. Struktur Organisasi Informal

Para anggota organisasi membuat struktur organisasi informal sebagai tambahan dari struktur organisasi formal, berdasarkan kebutuhan individu dan kolektif mereka. Struktur organisasi informal dapat mempengaruhi dinamika organisasi dan hidup berdampingan dengan struktur formal.

Hubungan-hubungan yang berlangsung dalam organisasi tentu saja tidak hanya terbatas pada hal-hal yang secara resmi yang digambarkan dalam bagan organisasi formal. Para manajer selamanya menyadari bahwa “organisasi informal” hidup berdampingan dengan organisasi formal. Organisasi informal berkembang tidak lain sebagai perwujudan kebutuhan pribadi dan kelompok dari warga perusahaan.

Misalnya, organisasi tidak resmi seperti tim olahraga, kelompok hobi, atau organisasi keagamaan dapat muncul di dalam perusahaan; masing-masing memiliki struktur dan ikatan tidak resminya sendiri.

Penutup

Struktur organisasi sebuah organisasi memainkan peran penting dalam menentukan seberapa baik fungsi organisasi secara keseluruhan. Proses pengambilan keputusan yang efektif, klarifikasi peran dan tanggung jawab, serta komunikasi dapat difasilitasi oleh struktur yang dirancang dengan baik. Namun, menciptakan struktur yang sesuai untuk perusahaan adalah proses yang sulit yang perlu mempertimbangkan sejumlah masalah internal dan eksternal.

Strategi organisasi adalah salah satu elemen utama yang mempengaruhi struktur organisasi. Untuk memastikan keselarasan dan pelaksanaan yang tepat, teknik yang berbeda dapat memerlukan konfigurasi struktural alternatif. Sebagai contoh, rencana kepemimpinan biaya akan mendapat manfaat dari organisasi yang lebih terpusat dan hierarkis untuk mempertahankan kontrol biaya yang ketat, tetapi strategi diversifikasi mungkin memerlukan struktur yang lebih terdesentralisasi dengan divisi yang berbeda untuk setiap lini produk.

Struktur organisasi juga secara signifikan dibentuk oleh teknologi. Struktur yang lebih fleksibel dan adaptif mungkin diperlukan oleh organisasi yang terutama bergantung pada teknologi mutakhir, termasuk otomatisasi dan kecerdasan buatan, untuk menangani perubahan dan inovasi yang terjadi dengan cepat. Sebaliknya, organisasi yang menggunakan teknologi yang lebih konvensional dapat memilih struktur yang lebih solid dan hierarkis.

Struktur organisasi juga dapat dipengaruhi oleh lingkungan eksternal, yang mencakup elemen-elemen seperti aturan industri, dinamika persaingan, dan kondisi pasar. Untuk meningkatkan daya tanggap dan adaptasi, organisasi yang berfungsi dalam konteks yang sangat dinamis dan tidak pasti perlu mengadopsi struktur yang lebih organik dan terdesentralisasi. Di sisi lain, perusahaan yang berada di lingkungan yang lebih stabil dapat mengambil manfaat dari struktur yang lebih terpusat dan mekanis.

Faktor penting lainnya yang perlu dipertimbangkan adalah ukuran organisasi. Perusahaan yang lebih besar biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih rumit dengan beberapa tingkatan manajemen dan divisi atau departemen khusus. Untuk mengelola volume operasi dan pekerja yang besar, diperlukan kompleksitas ini. Sebaliknya, bisnis yang lebih kecil sering kali dapat beroperasi dengan struktur organisasi yang lebih sederhana dan lebih mudah yang mendukung fleksibilitas dan komunikasi yang baik.

Sangat penting untuk mengakui keberadaan dan pentingnya struktur organisasi informal di samping struktur organisasi resmi. Struktur tidak resmi ini berkembang secara organik ketika individu dan kelompok di dalam organisasi membangun jaringan, aliansi, dan kemitraan satu sama lain melalui koneksi, cita-cita, atau kepentingan yang sama. Struktur informal dapat menjadi pusat kreativitas, pertukaran informasi, dan partisipasi staf yang penting, meskipun terkadang dapat mengancam otoritas dan prosedur formal.

Agar desain organisasi menjadi efektif, struktur formal dan informal harus seimbang sehingga dapat saling mendukung dan meningkatkan satu sama lain. Mempertahankan garis kekuasaan dan akuntabilitas yang berbeda sambil menumbuhkan suasana komunikasi terbuka, kerja sama tim, dan kepercayaan adalah tujuan yang harus dikejar oleh para manajer.

Selain itu, penting untuk menilai dan memodifikasi struktur organisasi secara berkala untuk memperhitungkan perubahan ukuran, strategi, atau lingkungan organisasi. Kerangka kerja yang kaku yang tidak beradaptasi dengan perubahan tuntutan perusahaan dapat dengan mudah menjadi kuno dan tidak efektif, sehingga menghambat ekspansi dan daya saing.

Singkatnya, struktur organisasi adalah komponen penting yang mempengaruhi semua aspek kinerja dan operasi organisasi. Melalui pertimbangan yang cermat terhadap beberapa elemen seperti strategi, teknologi, lingkungan, dan ukuran, perusahaan dapat menciptakan struktur yang memfasilitasi tujuan mereka, meningkatkan produktivitas, dan memungkinkan fleksibilitas. Budaya perusahaan yang lebih damai dan efektif juga dapat dihasilkan dari pemahaman dan pengendalian struktur formal dan informal. Pada akhirnya, struktur organisasi yang kuat adalah landasan untuk mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dan kesuksesan jangka panjang.

Referensi

Handoko, T. Hani. (2003). Manajemen (Edisi 2). Yogyakarta: BPFE.

Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2015). Perilaku Organisasi (Edisi 16). Jakarta: Salemba Empat.

Siagian, S. P. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia (Edisi Revisi). Jakarta: Bumi Aksara.