Empat Pilar Pengorganisasian dalam Manajemen Perusahaan

Pendahuluan

Salah satu tugas manajerial yang paling penting dalam mengoperasikan bisnis atau organisasi adalah pengorganisasian. Tujuan dari peran ini adalah untuk membangun struktur organisasi yang efisien dan produktif yang akan memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuannya sebaik mungkin. Sebuah organisasi yang tidak terorganisir dengan baik akan beroperasi dalam kekacauan dan tidak efisien.

Dalam hal bisnis, organisasi sangat penting bagi kesuksesan perusahaan. Struktur organisasi yang terorganisir dengan baik memungkinkan bisnis besar yang sukses secara global seperti Apple, Google, dan Toyota memaksimalkan sumber daya keuangan, manusia, dan sumber daya lainnya untuk memenuhi tujuan perusahaan mereka. Di sisi lain, organisasi yang tidak tepat sering kali menyebabkan pemborosan sumber daya, inefisiensi, dan konflik internal pada organisasi yang gagal atau bangkrut.

Tiga komponen mendasar membentuk ide dasar organisasi: kumpulan individu, interaksi dan kerja sama, dan tujuan bersama. Di dalam sebuah organisasi, sekelompok orang adalah individu-individu yang disatukan oleh konvensi, peraturan, regulasi, dan kebijakan yang telah ditetapkan. Setiap anggota kelompok dipersiapkan untuk memenuhi tugasnya sesuai dengan posisi dan tugasnya di dalam perusahaan. Sekelompok orang diperlukan untuk terbentuknya sebuah organisasi.

Dalam sebuah organisasi, kolaborasi dan interaksi merupakan komponen penting. Untuk mencapai maksud, tujuan, dan sasaran organisasi, setiap anggota harus berpartisipasi dalam hubungan timbal balik, memberi dan menerima, serta berkolaborasi satu sama lain. Organisasi tidak dapat berfungsi dengan sukses dan efisien tanpa interaksi dan kerja sama yang tepat. Rumah sakit adalah salah satu tempat di mana nilai komunikasi dan kerja sama tim dalam sebuah organisasi ditunjukkan. Penyediaan layanan perawatan kesehatan yang tepat bagi pasien membutuhkan koordinasi dan kolaborasi di antara dokter, perawat, dan staf administrasi.

Komponen terakhir dari prinsip pengorganisasian yang mendasar adalah tujuan bersama. Setiap orang dalam organisasi harus fokus pada satu tujuan, yaitu visi bersama yang ingin mereka capai. Setiap anggota perusahaan menggunakan tujuan bersama ini sebagai titik acuan dan panduan saat menjalankan peran dan tanggung jawab mereka masing-masing. Sulit untuk berhasil dalam sebuah organisasi tanpa tujuan bersama yang jelas karena setiap orang atau departemen akan beroperasi secara otonom tanpa arah yang jelas.

Pembagian kerja, departementalisasi, pembentukan hubungan antar departemen (hierarki), dan koordinasi adalah empat pilar utama organisasi yang menjadi fondasinya. Untuk pengorganisasian terbaik, keempat pilar yang saling berhubungan ini harus dipraktikkan dengan benar.

Pembahasan

Konsep Dasar Pengorganisasian

Sekumpulan individu yang berkolaborasi dan bekerja untuk mencapai tujuan bersama disebut sebagai organisasi. Sekelompok individu, interaksi dan kerja sama, dan tujuan bersama adalah jumlah minimum komponen yang saling berhubungan yang membentuk sebuah organisasi.

Sekelompok anggota dalam sebuah organisasi adalah mereka yang memiliki ikatan bersama melalui norma, aturan, regulasi, dan kebijakan yang telah ditetapkan. Setiap anggota kelompok dipersiapkan untuk memenuhi tugasnya sesuai dengan posisi dan tugasnya di dalam perusahaan. Sekelompok orang diperlukan untuk pembentukan sebuah organisasi.

Dalam sebuah organisasi, kolaborasi dan interaksi merupakan komponen penting. Untuk mencapai maksud, tujuan, dan sasaran organisasi, setiap anggota harus berpartisipasi dalam hubungan timbal balik, memberi dan menerima, serta berkolaborasi satu sama lain. Organisasi tidak dapat berfungsi dengan baik dan efisien tanpa interaksi dan kerja sama yang tepat.

Komponen terakhir dari prinsip pengorganisasian yang mendasar adalah tujuan bersama. Setiap orang dalam organisasi harus fokus pada satu tujuan, yaitu visi bersama yang ingin mereka capai. Setiap anggota perusahaan menggunakan tujuan bersama ini sebagai titik acuan dan panduan ketika menjalankan peran dan tanggung jawab mereka masing-masing.

Empat Pilar dalam Pengorganisasian

• Pembagian Kerja

Melalui pembagian kerja, pekerjaan yang rumit diupayakan untuk dibuat lebih sederhana dan lebih terfokus, dengan setiap individu dialokasikan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang lebih sederhana dan lebih terfokus tersebut. Pembagian kerja memungkinkan setiap orang untuk berkonsentrasi pada tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, sehingga meningkatkan produktivitas dan efisiensi di dalam perusahaan.

Setiap orang dapat memperoleh pengetahuan dan kemampuan khusus di bidang tertentu karena adanya pembagian kerja. Hal ini dapat meningkatkan kualitas pekerjaan dan mempermudah peninjauan dan pemantauan kinerja. Di sisi lain, pembagian kerja yang terlalu sempit juga dapat menyebabkan orang menjadi bosan dan tidak termotivasi.

Pembagian kerja harus dilaksanakan dengan mempertimbangkan kebutuhan organisasi, kompleksitas tugas, serta bakat dan kompetensi masing-masing anggota. Misalnya, dalam perusahaan manufaktur, departemen produksi, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia masing-masing memiliki tugas yang ditugaskan. Untuk mencapai tujuan bisnis, setiap departemen memiliki tugas dan tanggung jawab unik yang terkait satu sama lain dan saling membantu.

• Departementalisasi

Departementalisasi atau pengelompokan pekerjaan muncul berikutnya, mengikuti pembagian kerja untuk menspesifikkan pekerjaan. Pengelompokan pekerjaan adalah proses pengorganisasian pekerjaan yang terkait atau serupa menurut seperangkat kriteria, yang dapat mencakup fungsi, produk, area, atau campuran variabel.

Pengelompokan pekerjaan dimaksudkan untuk mendorong spesialisasi, meningkatkan efisiensi, dan memungkinkan kerja sama di dalam perusahaan. Akan lebih mudah untuk mendistribusikan sumber daya, mengawasi kinerja, dan menilai hasil kerja dengan mengatur pekerjaan yang serupa.

Pengelompokan kerja dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai faktor, seperti:

1. Departemen manufaktur, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia adalah contoh-contoh departementalisasi fungsional.

2. Departementalisasi produk, termasuk divisi untuk produk A, B, dan C.

3. Departementalisasi berdasarkan wilayah: departemen-departemen yang ada untuk wilayah Jawa, Sumatra, dan Kalimantan, misalnya.

4. Departementalisasi pelanggan, termasuk divisi untuk klien grosir dan eceran.

Pekerjaan di rumah sakit, misalnya, dapat dikategorikan ke dalam departemen gawat darurat, rawat inap, rawat jalan, dan departemen lainnya. Untuk memberikan perawatan kesehatan terbaik kepada pasien, setiap departemen memiliki tugas dan kewajiban yang unik namun saling terkait.

• Penentuan Hubungan Antar Departemen (Hierarki)

Menentukan hubungan antar departemen atau struktur organisasi adalah langkah berikutnya setelah pekerjaan dibagi menjadi beberapa departemen. Hal ini dilakukan dengan membuat hierarki atau struktur organisasi yang menggambarkan rantai komando, akuntabilitas, dan saluran komunikasi di antara berbagai divisi di dalam perusahaan.

Hierarki organisasi menetapkan rantai komando yang berbeda, dengan atasan dan bawahan untuk setiap orang atau departemen dalam organisasi. Untuk memastikan bahwa setiap pilihan yang dibuat dan tindakan yang diambil dalam perusahaan sejalan dengan tujuan dan sasaran yang telah ditentukan, hierarki ini sangat penting.

Di dalam hierarki organisasi, terdapat beberapa level atau tingkatan, seperti:

1. Tingkat atas, yang mencakup CEO atau pemimpin lainnya.

2. Tingkat menengah, yang mencakup supervisor atau manajer.

3. Tingkat bawah, yang terdiri dari buruh atau karyawan.

Dalam sebuah perusahaan, misalnya, terdapat hierarki yang mencakup CEO, manajer, supervisor, dan pekerja. Otoritas tertinggi dan tanggung jawab keseluruhan untuk operasi perusahaan berada di tangan CEO. Manajer mengawasi pekerjaan bawahan dan supervisor dan melapor kepada CEO. Supervisor mengawasi pekerjaan bawahan dan melapor kepada manajemen.

• Koordinasi

Proses menggabungkan semua operasi dari berbagai divisi atau departemen di dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien disebut koordinasi. Akan sulit untuk mencapai tujuan organisasi jika ada koordinasi yang tidak tepat antara berbagai bagian organisasi, karena mereka tidak akan beroperasi secara serempak.

Pembagian kerja, pengelompokan pekerjaan, dan hierarki organisasi akan berjalan lebih lancar dan efisien jika ada koordinasi. Hal ini memerlukan koordinasi dan menyelaraskan operasi berbagai divisi atau departemen untuk mencegah ketidakefisienan, konflik, dan duplikasi upaya.

Semua anggota organisasi harus memiliki pola pikir kolaboratif, peran dan tugas yang jelas, serta jalur komunikasi yang terbuka agar koordinasi menjadi efektif. Koordinasi di dalam perusahaan dapat difasilitasi dengan mengadakan pertemuan rutin, memberikan laporan kemajuan, dan menggunakan alat kolaboratif.

Misalnya, untuk memberikan pengalaman hotel yang positif kepada pelanggan, komunikasi antara departemen kamar, restoran, dan layanan tamu sangat penting. Koordinasi yang tidak memadai dapat menyebabkan miskomunikasi, penundaan layanan, dan ketidakpuasan tamu.

 

Penutup

Setiap organisasi atau bisnis harus menjalankan pengorganisasian dengan benar sebagai fungsi manajemen yang penting. Melalui pengoptimalan proses yang efisien, perusahaan dapat mencapai tujuan mereka dengan efektif dan efisien. Di sisi lain, sebuah organisasi akan mengalami kebingungan, inefisiensi, dan pemborosan sumber daya jika proses pengorganisasian diabaikan atau dilakukan dengan tidak benar.

Ide dasar pengorganisasian dan empat pilar utamanya-departementalisasi, koordinasi, membangun hubungan antar departemen, dan pembagian tugas-semuanya telah dibahas secara menyeluruh dalam artikel ini. Keempat pilar ini memberikan kerangka kerja yang kuat untuk membangun sistem organisasi yang efisien dan dapat diandalkan.

Pembagian kerja, pilar pertama organisasi, memungkinkan setiap orang untuk berkonsentrasi pada tugas dan tanggung jawab tertentu. Hal ini dapat membantu dalam evaluasi dan pemantauan kinerja serta meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Di sisi lain, pembagian kerja yang terlalu sempit juga dapat menyebabkan orang menjadi bosan dan tidak termotivasi.

Departementalisasi, pilar kedua, berusaha untuk meningkatkan efisiensi, mendorong spesialisasi, dan memudahkan kerja sama dalam organisasi. Akan lebih mudah untuk mendistribusikan sumber daya, mengawasi kinerja, dan menilai hasil kerja dengan mengatur pekerjaan yang serupa.

Pembentukan hubungan antar departemen, pilar ketiga, menghasilkan hierarki atau struktur organisasi yang menggambarkan rantai komando, akuntabilitas, dan komunikasi di antara banyak departemen yang membentuk organisasi. Untuk memastikan bahwa setiap pilihan yang dibuat dan tindakan yang diambil dalam perusahaan sejalan dengan tujuan dan sasaran yang telah ditentukan, hierarki ini sangat penting.

Untuk mencapai tujuan organisasi dengan sukses dan efisien, koordinasi, pilar keempat, adalah proses menggabungkan semua operasi dari berbagai departemen atau divisi di dalam organisasi. Akan sulit untuk mencapai tujuan organisasi jika ada koordinasi yang tidak tepat antara berbagai bagian organisasi, karena mereka tidak akan beroperasi secara serempak.

Selain keempat pilar ini, faktor lain juga perlu diperhatikan

Referensi

Sondang P. Siagian. (2014). Fungsi-fungsi Manajerial. Jakarta: Bumi Aksara.

Edy Sutrisno. (2016). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.

Ernie Tisnawati Sule dan Kurniawan Saefullah. (2017). Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana.